1. Organiser le constat avant l’installation
Réalisez l’état des lieux au moment de la remise des clés, avant l’arrivée des affaires personnelles et avec un éclairage suffisant. Le bailleur ou son mandataire et le locataire parcourent ensemble le logement.
2. Identifier clairement le document et les parties
Indiquez qu’il s’agit d’un état des lieux d’entrée, sa date, l’adresse du logement, le nom du bailleur ou du mandataire et celui de chaque titulaire du bail. Cette identité doit correspondre au contrat de location.
3. Décrire chaque pièce avec précision
Examinez sols, murs, plafonds, portes, fenêtres, sanitaires et équipements pièce par pièce. Une appréciation comme « bon état » gagne à être accompagnée d’une description localisée des traces, défauts, fissures ou usures visibles.
- Nature et état du revêtement
- Emplacement exact du défaut
- Dimensions ou quantité si utile
- Fonctionnement de l’équipement
4. Relever compteurs, équipements et clés
Notez les index individuels d’eau et d’énergie, testez les équipements accessibles et détaillez le type et le nombre de clés, badges ou télécommandes remis. En meublé, rapprochez aussi chaque meuble et équipement de l’inventaire annexé au bail.
5. Ajouter des photos contextualisées
Les photos ou croquis complètent la description écrite. Nommez la pièce et l’élément, datez le fichier et rattachez-le au constat signé ; une galerie non identifiée ou modifiable ne suffit pas à expliquer ce qui a été accepté par les parties.
6. Signer, remettre et traiter les demandes de complément
Chaque partie signe et reçoit son exemplaire sur papier ou par voie dématérialisée. Le locataire peut demander un complément dans les 10 jours suivant l’état des lieux, et pendant le premier mois de chauffe pour les éléments de chauffage : conservez la demande et la réponse.
7. Figer la référence d’entrée pour la sortie
Une fois signé et les éventuels compléments intégrés de façon datée, conservez l’état des lieux sans l’écraser. À la sortie, utilisez une présentation comparable afin de distinguer état initial, évolution normale et éventuelles détériorations.