1. Préparer la base documentaire avant le rendez-vous
Rassemblez le bail signé, l’inventaire du mobilier si le logement est meublé, les diagnostics utiles et la liste des équipements à tester. Vérifiez l’adresse, les titulaires, le mandataire éventuel et le nombre d’exemplaires à remettre. Un modèle vierge ne doit pas reprendre les données d’un ancien locataire.
- Bail et identité de chaque partie
- Inventaire du meublé le cas échéant
- Liste des compteurs et équipements
- Clés, badges et télécommandes à compter
2. Organiser un constat contradictoire dans de bonnes conditions
Réalisez le constat lors de la remise des clés, avec le bailleur ou son mandataire et le locataire, dans un logement accessible et suffisamment éclairé. Prenez le temps d’ouvrir les ouvrants et de tester les équipements : une visite après installation des meubles ou dans la pénombre réduit la qualité de la comparaison future.
3. Identifier le document, le logement et les accès
Indiquez qu’il s’agit de l’entrée, la date, la localisation du logement, l’identité et l’adresse des parties ou de leurs mandataires. Détaillez chaque accès remis : clés de porte, boîte aux lettres, cave, garage, badges et télécommandes. Le total seul ne permet pas d’identifier ce qui devra être restitué.
4. Relever les compteurs sans recopier un chiffre isolé
Pour chaque compteur individuel, notez l’énergie ou le fluide, l’index, l’unité et, si elle est visible, la référence du compteur. Photographiez l’afficheur de façon lisible et rattachez l’image à la ligne correspondante. Contrôlez les chiffres à deux avant signature pour éviter une inversion de décimale ou de compteur.
5. Suivre le même ordre dans chaque pièce
Parcourez entrée, séjour, cuisine, chambres, sanitaires et annexes sans changer de méthode. Dans chaque zone, examinez plafond, murs, sol, plinthes, portes, fenêtres, prises, éclairage et équipements. Un ordre stable révèle les oublis et rend l’état de sortie directement comparable.
- Support et revêtement observés
- Défaut localisé et mesuré si utile
- Fonctionnement réellement testé
- Repère photo relié à la ligne
6. Remplacer les appréciations vagues par des faits
Écrivez ce qu’une autre personne pourrait retrouver : « peinture blanche, trace grise de 12 cm à 30 cm du sol, mur nord » est plus utile que « état moyen ». Distinguez salissure, rayure, choc, fissure, humidité apparente, pièce manquante et défaut de fonctionnement sans attribuer une cause que le constat ne permet pas d’établir.
7. Relier chaque photo au constat écrit
Les photos et croquis complètent le texte ; ils ne le remplacent pas. Donnez à chaque image un repère stable comprenant au minimum la pièce et le numéro, puis reportez ce repère sur la ligne signée. Conservez la version remise aux parties plutôt qu’une galerie modifiable sans historique.
8. Tester, signaler et réserver ce qui ne peut pas l’être
Ouvrez et fermez les fenêtres, faites couler l’eau, actionnez les chasses, volets, ventilation et équipements accessibles lorsque les conditions le permettent. Si un test est impossible — électricité coupée, chauffage hors saison ou appareil non alimenté — écrivez précisément « non testé » et la raison au lieu de conclure qu’il fonctionne.
9. Relire, signer et remettre une copie inchangée
Avant signature, rapprochez les pages, annexes, photos, index et clés. Chaque partie signe le même contenu et reçoit son exemplaire sur papier ou par voie dématérialisée. Après la signature, toute correction ou observation complémentaire doit rester datée, identifiable et rattachée à la version initiale.
10. Traiter les compléments dans le bon délai
Le locataire peut demander une modification de l’état des lieux d’entrée dans les 10 jours calendaires suivant son établissement. Pour les éléments de chauffage, la demande peut intervenir pendant le premier mois de la période de chauffe. Enregistrez la demande, les preuves, la réponse et la version complémentaire sans écraser le document remis le jour des clés.
11. Corriger les erreurs fréquentes et dater la révision
Les erreurs courantes sont les mentions génériques, une pièce oubliée, un compteur sans unité, des clés non détaillées, des photos sans repère, un équipement déclaré fonctionnel sans test, une annexe absente et une correction silencieuse. Ce guide a été révisé le 30 août 2026 après recoupement de l’article 3-2, de la fiche Service-Public vérifiée en mars 2026 et de trois ressources ANIL, puis contrôle du parcours MonImmoZen et de la checklist.