1. Identifier le contrat réellement signé
Commencez par le type de location, la date de prise d’effet, le ou les locataires et la qualité du bailleur. Une location vide, meublée, une colocation ou un bail mobilité ne présentent pas exactement les mêmes mentions et annexes.
2. Contrôler le bail avant les signatures
Vérifiez l’identité des parties, la description et l’identifiant du logement, sa surface, ses équipements, la durée et la date d’effet. Les montants de loyer, charges, dépôt éventuel et modalités de paiement doivent être cohérents entre toutes les pages.
- Bailleur, gestionnaire et locataires
- Adresse et description du logement
- Date d’effet et durée
- Loyer, charges et dépôt de garantie
3. Joindre la notice et les annexes applicables
Préparez la notice d’information, les informations relatives aux accès à la télévision ou à internet, les éléments utiles de copropriété et, selon le dossier, la grille de vétusté, l’acte de cautionnement ou les documents liés à une autorisation de mise en location.
4. Vérifier le dossier de diagnostic technique
Contrôlez la présence et la validité des diagnostics requis pour ce logement : notamment DPE, plomb, installations de gaz ou d’électricité anciennes, état des risques et information bruit lorsque la situation l’exige. Une liste générique ne remplace pas l’examen du bien.
5. Ajouter les pièces propres à la location meublée
Pour une location meublée, joignez un inventaire et un état détaillé du mobilier. Chaque équipement doit être identifiable afin de pouvoir être rapproché de l’état constaté à l’entrée puis à la sortie.
6. Finaliser l’état des lieux lors de la remise des clés
L’état des lieux d’entrée est établi au moment de la remise des clés. Rattachez-le ensuite au même dossier que le bail, avec les relevés de compteurs, le détail des clés et, le cas échéant, l’attestation d’assurance remise par le locataire.
7. Conserver la version exacte remise
Archivez le document signé, ses annexes, la date et le mode de remise à chaque partie. Ne remplacez pas silencieusement un diagnostic ou une annexe : toute version ultérieure doit rester datée et distinguée du dossier d’origine.