Politique de confidentialité

Politique de confidentialité de MonImmoZen
Version 1.0 — 18 août 2026
MonImmoZen accorde une importance particulière à la protection des données personnelles des visiteurs, prospects, Clients, propriétaires, locataires, garants et utilisateurs autorisés de la plateforme.
La présente politique explique quelles données sont traitées, pour quelles raisons, pendant combien de temps, par qui et comment exercer vos droits.
1. Identité de l’éditeur
MonImmoZen est un service proposé par :
VIATHERM, société par actions simplifiée au capital de 5 100 €
Siège social : 4 Place de la Tour en Bois, 57420 Verny, France
SIREN : 752 238 006
SIRET : 752 238 006 00023
RCS Metz : 752 238 006
TVA intracommunautaire : FR09 752238006
Contact relatif à la protection des données :
securite@monimmozen.fr
Site : https://monimmozen.fr
2. Répartition des responsabilités
Données propres à MonImmoZen
VIATHERM agit en qualité de responsable du traitement pour les opérations concernant notamment :
• la gestion des prospects et des demandes d’invitation ;
• la création et l’administration des comptes Clients ;
• la gestion des abonnements et de la relation commerciale ;
• l’authentification et la sécurité des accès ;
• l’assistance aux utilisateurs ;
• la journalisation des actions et la prévention des incidents ;
• l’administration générale de la plateforme ;
• les obligations comptables, fiscales et légales de VIATHERM.
Données de gestion locative
Lorsqu’un Client utilise MonImmoZen pour gérer ses biens, propriétaires, locataires, garants, baux, loyers, travaux, financements ou documents, ce Client détermine pourquoi et comment ces données sont utilisées.
Le Client agit alors, en principe, en qualité de responsable du traitement. VIATHERM traite ces données pour son compte en qualité de sous-traitant, conformément à ses instructions et au contrat d’utilisation de MonImmoZen.
Cette qualification dépend des responsabilités effectivement exercées par chaque partie, conformément aux critères rappelés par la CNIL concernant les responsables de traitement et les sous-traitants.
Un locataire ou un garant souhaitant exercer un droit concernant son dossier locatif doit prioritairement contacter le propriétaire ou l’organisme qui gère son logement. VIATHERM pourra l’aider à transmettre sa demande au Client concerné.
3. Personnes concernées
Les traitements peuvent concerner :
• les visiteurs du site public ;
• les prospects ayant demandé une invitation ;
• les Clients de MonImmoZen ;
• les administrateurs, utilisateurs back-office et délégués à la gestion ;
• les propriétaires et représentants de sociétés propriétaires ;
• les locataires et colocataires ;
• les garants ;
• les contacts professionnels ;
• les prestataires intervenant sur un bien ;
• les occupants ou tiers mentionnés dans un document transmis.
4. Données traitées
Selon l’utilisation du service, MonImmoZen peut traiter les catégories suivantes.
Identité et coordonnées
• civilité ;
• prénom et nom ;
• adresse électronique de connexion ;
• adresse électronique de contact ;
• numéro de téléphone ;
• adresse de correspondance ;
• société, fonction ou qualité ;
• photographie ou avatar éventuel.
Comptes et sécurité
• identifiant interne du compte ;
• invitations et dates d’activation ;
• codes de sécurité à usage unique ;
• sessions de connexion ;
• adresse IP et informations techniques sur l’appareil ;
• date et heure des connexions ;
• tentatives de connexion ;
• habilitations, rôles et délégations ;
• historique des opérations administratives ;
• événements et alertes de sécurité.
Les codes de sécurité ne sont pas conservés en clair.
Données relatives aux propriétaires et aux biens
• identité du propriétaire ;
• informations relatives à une société, une SCI ou une autre personne morale ;
• SIRET, forme juridique et régime fiscal renseigné ;
• adresses et caractéristiques des biens ;
• photographies et albums ;
• informations énergétiques et DPE ;
• données d’acquisition ;
• travaux, dates, montants, intervenants et justificatifs ;
• données de financement, crédits et tableaux d’amortissement.
Données relatives aux locataires et garants
• identité et coordonnées ;
• dates d’entrée et de sortie ;
• logement occupé ;
• répartition du loyer en colocation ;
• dépôt de garantie ;
• identité et coordonnées des garants ;
• notes de gestion ;
• adresse de correspondance ;
• attestations d’assurance ;
• pièces d’identité, justificatifs de ressources et autres documents transmis ;
• préavis, incidents, demandes de travaux et suivi du dépôt de garantie.
Baux et données financières
• type, durée et dates d’application du bail ;
• montant et fréquence du loyer ;
• charges, indices et révisions ;
• échéances et quittances ;
• encaissements, paiements partiels et versements de tiers ;
• dépenses et crédits ;
• situations comptables ;
• loyers, charges et soldes restant à payer ;
• arrêtés de charges ;
• documents contractuels, états des lieux et rapports.
MonImmoZen ne collecte actuellement aucune donnée de carte bancaire. Si un prestataire de paiement est ajouté, la présente politique sera mise à jour avant sa mise en service.
Messages et documents
• messages échangés entre propriétaires, gestionnaires et locataires ;
• pièces jointes ;
• photographies d’incidents ;
• documents contractuels et administratifs ;
• rapports de situation ;
• quittances et journaux d’envoi ;
• documents déposés dans l’espace locataire.
MonImmoZen ne demande pas volontairement de données de santé, d’opinions politiques, de convictions religieuses ou d’autres catégories particulières de données. Les utilisateurs doivent éviter de transmettre de telles informations lorsqu’elles ne sont pas strictement nécessaires.
5. Origine des données
Les données peuvent être fournies :
• directement par la personne concernée ;
• par un Client ou un utilisateur autorisé ;
• par un locataire depuis son espace sécurisé ;
• par un administrateur agissant pour le compte d’un Client ;
• par un document importé dans la plateforme ;
• automatiquement lors de l’utilisation du service, notamment pour la sécurité et la journalisation.
Lorsqu’un Client importe les données d’un tiers, il lui appartient de s’assurer qu’il dispose d’un fondement juridique valable et que la personne concernée a reçu les informations requises.
6. Finalités et fondements juridiques
Finalité Fondement principal
Répondre à une demande d’invitation ou de démonstration Mesures précontractuelles
Créer et administrer un compte Client Exécution du contrat
Fournir les fonctions de gestion locative Exécution du contrat et instructions du Client
Fournir l’espace locataire Exécution du service demandé par le Client
Générer et envoyer des quittances, baux et documents Exécution du contrat et instructions du Client
Authentifier les utilisateurs et protéger les comptes Intérêt légitime de sécurisation du service
Gérer les délégations et accès back-office Exécution du contrat, autorisation du Client et intérêt légitime
Assurer l’assistance technique Exécution du contrat et intérêt légitime
Prévenir les abus, fraudes et incidents Intérêt légitime et, le cas échéant, obligation légale
Tenir les journaux d’audit Intérêt légitime de sécurité, traçabilité et défense des droits
Établir les factures et documents comptables Obligation légale
Défendre les droits de VIATHERM Intérêt légitime
Envoyer des communications commerciales Consentement, sauf exception autorisée par la réglementation
Une personne peut se désinscrire à tout moment d’une communication commerciale au moyen du lien prévu dans le message ou en écrivant à securite@monimmozen.fr.
7. Données obligatoires
Les formulaires identifient les informations nécessaires au traitement d’une demande ou à la fourniture du service.
L’absence d’une donnée obligatoire peut empêcher :
• la création d’un compte ;
• l’envoi d’une invitation ;
• l’authentification ;
• la génération d’un document ;
• la réalisation d’une opération de gestion locative.
Les notes, photographies et documents complémentaires sont généralement facultatifs, sauf lorsqu’ils sont nécessaires à une fonction expressément demandée.
8. Destinataires et accès aux données
Les données sont accessibles, dans la limite de leurs attributions, à :
• la personne concernée ;
• au Client responsable du dossier ;
• aux utilisateurs autorisés par ce Client ;
• aux administrateurs généraux habilités de MonImmoZen ;
• aux utilisateurs back-office disposant des droits nécessaires ;
• aux délégués à la gestion expressément autorisés ;
• aux prestataires techniques indispensables au fonctionnement du service ;
• aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l’exige.
Les notes intitulées « Notes confidentielles Admin » sont réservées aux utilisateurs administratifs habilités. Les notes personnelles du Client peuvent être visibles par le Client et par l’administration lorsque cela est nécessaire à l’assistance ou à la supervision du compte.
Chaque accès administratif sensible peut faire l’objet d’une journalisation.
VIATHERM ne vend et ne loue aucune donnée personnelle.
9. Prestataires techniques
MonImmoZen s’appuie actuellement sur les prestataires suivants :
• OpenAI Ireland Ltd., pour l’hébergement, la maintenance et le support du site publié avec ChatGPT Sites ;
• les sous-traitants techniques déclarés par OpenAI, notamment Cloudflare Ltd., pour l’infrastructure, la diffusion et la protection du service ;
• Plus Five Five, Inc., opérant sous la marque Resend, pour l’envoi des invitations, codes de sécurité, quittances et autres e-mails transactionnels ;
• IONOS SARL, pour la gestion du nom de domaine, du DNS et, selon la configuration, l’acheminement ou la redirection de certaines adresses électroniques.
OpenAI indique traiter les données collectées par un site publié en qualité de sous-traitant pour l’hébergement, la maintenance et le support du service. Ces conditions sont précisées dans l’accord de traitement des données ChatGPT Sites et dans la liste des sous-traitants OpenAI.
Resend intervient comme sous-traitant pour l’envoi des e-mails, selon son accord de traitement des données.
La configuration actuelle de MonImmoZen n’utilise pas les dossiers de gestion locative pour interroger ou entraîner un modèle d’intelligence artificielle.
10. Transferts hors de l’Espace économique européen
Certains prestataires peuvent traiter des données en dehors de l’Espace économique européen.
Lorsque cela est nécessaire, ces transferts sont encadrés par :
• une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
• les clauses contractuelles types de la Commission européenne ;
• ou un autre mécanisme reconnu par la réglementation applicable.
L’accord ChatGPT Sites prévoit l’utilisation de clauses contractuelles types ou d’une décision d’adéquation lorsque des données européennes sont transférées hors de l’EEE. Le DPA de Resend prévoit également des mécanismes contractuels applicables aux transferts internationaux.
Une personne concernée peut demander des informations complémentaires à securite@monimmozen.fr. La CNIL présente les mécanismes encadrant les transferts hors de l’Union européenne.
11. Durées de conservation proposées
Les données ne sont conservées que pendant une durée compatible avec leur finalité. Une donnée placée dans les archives de l’application reste conservée : l’archivage ne constitue pas une suppression.
Catégorie Durée proposée
Prospect n’ayant pas souscrit 3 ans après le dernier contact
Lien d’invitation 7 jours
Code de sécurité à usage unique 10 minutes
Session Client ou locataire 8 heures maximum
Session de supervision administrative 30 minutes maximum
Données d’un compte Client Pendant le contrat, puis 90 jours pour permettre l’export
Dossiers locatifs et documents Durée définie par le Client, dans la limite de la relation contractuelle et de ses obligations légales
Données comptables de VIATHERM 10 ans
Journaux techniques et de sécurité courants 12 mois
Éléments relatifs à un incident avéré ou à un contentieux Jusqu’au terme de la