Politique de confidentialité

Politique de confidentialité

Information relative aux traitements de données personnelles réalisés par MonImmoZen

Éditeur : VIATHERM — service MonImmoZen

Version : Version 1.2 — validée et publiée le 24 août 2026

Version consolidée au : 24 août 2026

Date de validation : 24 août 2026

Périmètre : https://monimmozen.fr et application MonImmoZen

1. Responsable de traitement et rôles

VIATHERM, société par actions simplifiée au capital de 5 100 euros, sise 4 place de la Tour en Bois, 57420 Verny, France, SIREN 752 238 006, est responsable des traitements qu’elle détermine pour la gestion du site, des comptes, de la sécurité, de la relation commerciale, de la facturation, du support et de l’amélioration du service.

Pour les données que le Client enregistre afin de gérer ses biens, propriétaires, locataires, garants, baux, paiements, documents, incidents et interventions, le Client détermine généralement les finalités de la gestion locative. VIATHERM SAS intervient alors comme sous-traitant dans la mesure où elle traite ces données uniquement pour fournir le service et sur les instructions documentées du Client.

Contact confidentialité et sécurité : securite@monimmozen.fr. Adresse postale pour l’exercice des droits : VIATHERM – service MonImmoZen, 4 place de la Tour en Bois, 57420 Verny, France. Délégué à la protection des données : VIATHERM

2. Personnes concernées

La présente politique concerne notamment :

les visiteurs du site public et les prospects ;

les Clients propriétaires bailleurs, personnes physiques ou représentants de sociétés ;

les copropriétaires, délégués et utilisateurs autorisés par un Client ;

les locataires, colocataires, garants et contacts d’urgence enregistrés par un Client ;

les entreprises, représentants et prestataires associés au Carnet de confiance ou à une intervention ;

les administrateurs et membres du back-office habilités ;

toute personne qui échange avec le support ou exerce un droit.

3. Catégories de données traitées

Identité et contact. Nom, prénom, civilité, adresse électronique, téléphone, adresse postale, qualité, société représentée et identifiants techniques.

Accès et sécurité. Codes à usage unique, empreintes de jetons, rôles, habilitations, délégations, dates de connexion, empreinte du navigateur, événements et journaux de sécurité. L’infrastructure peut traiter transitoirement l’adresse IP pour acheminer et protéger les requêtes.

Gestion locative. Informations relatives aux biens et copropriétés, adresses, caractéristiques techniques, DPE, propriétaires, baux, occupants, loyers, charges, dépôts, paiements, crédits, dépenses, états des lieux, quittances et autres documents.

Incidents, travaux et prestataires. Signalements, échanges, décisions, rendez-vous, photographies, pièces jointes, interventions, entreprises, métiers, zones de service, SIRET, justificatifs professionnels, évaluations et réponses.

Facturation. Formule choisie, périodicité, identifiants Client et abonnement Stripe, statut de paiement, factures, adresse de facturation et numéro de TVA. Les données complètes de carte bancaire sont recueillies et conservées par Stripe, non par MonImmoZen.

Support et communications. Messages, contexte du dossier, pièces jointes autorisées, demandes, notifications et preuves de délivrance.

Audience publique. Identifiant aléatoire transformé en empreinte non réversible, pages et événements consultés, source et campagne, référent limité à son hôte, appareil, navigateur, horodatages, classe de trafic et région approximative. Aucune adresse IP brute n’est enregistrée dans la base de mesure d’audience.

4. Finalités et bases légales

Création et gestion des comptes. Exécution du contrat ou mesures précontractuelles demandées par la personne.

Fourniture des fonctions de gestion locative. Exécution du contrat conclu avec le Client ; lorsque VIATHERM SAS agit comme sous-traitant, instructions documentées du Client.

Espaces locataire, délégations et accès prestataire. Exécution du service demandé par le Client et, selon le traitement, intérêt légitime à organiser des échanges sécurisés.

Paiement, abonnement et facturation. Exécution du contrat et respect des obligations comptables, fiscales et de preuve.

Support, incidents et réclamations. Exécution du contrat, intérêt légitime à assurer le suivi et la défense des droits, ou obligation légale lorsque celle-ci s’applique.

Sécurité, prévention des abus et audit. Intérêt légitime de VIATHERM SAS et des utilisateurs à sécuriser le service, prévenir la fraude, limiter les accès abusifs et conserver la preuve des opérations sensibles.

Prospection demandée et création d’un essai. Mesures précontractuelles demandées par le prospect ; le cas échéant, consentement ou intérêt légitime dans les limites permises pour les communications commerciales.

Mesure d’audience interne. Intérêt légitime à comprendre l’utilisation du seul site MonImmoZen, sous réserve du respect cumulatif des critères permettant une exemption de consentement. À défaut, consentement préalable.

Respect d’une obligation ou réponse à une autorité. Obligation légale ou mission de défense en justice selon la demande.

5. Origine des données

Les données proviennent directement de la personne concernée, du Client qui l’invite ou renseigne son dossier, des autres participants autorisés à un échange, des entreprises qui complètent leur fiche, de Stripe pour les statuts de paiement, de l’infrastructure technique pour les événements de sécurité et informations géographiques approximatives, ainsi que de sources publiques utilisées pour vérifier une information professionnelle lorsque cette vérification est activée.

Le Client qui renseigne des données concernant un tiers demeure responsable de l’informer lorsque cette obligation lui incombe et de ne collecter que les informations pertinentes et licites.

6. Destinataires et sous-traitants

Les données ne sont accessibles qu’aux personnes qui en ont besoin pour leur mission ou leur rôle : Client et utilisateurs autorisés, locataire concerné, prestataire expressément invité, administrateurs et back-office disposant d’une habilitation appropriée, ainsi que prestataires techniques liés par des obligations de confidentialité et de sécurité.

Les catégories de prestataires actuellement identifiées comprennent :

OpenAI Ireland Limited pour ChatGPT Sites, l’hébergement contractuel, la maintenance et le support technique du site ;

Cloudflare, Ltd. pour le réseau de diffusion, la protection des requêtes et certains services d’hébergement technique ;

Stripe pour les paiements, abonnements, factures, prévention de la fraude et obligations fiscales ;

Resend pour l’acheminement des courriers électroniques transactionnels ;

les conseils, auditeurs, assureurs ou autorités lorsque leur intervention est nécessaire ou légalement requise.

MonImmoZen ne vend pas les données personnelles et ne les partage pas à des fins de publicité comportementale intersite.

7. Transferts hors Espace économique européen

Certains prestataires peuvent traiter des données depuis des pays situés hors de l’Espace économique européen. Chaque transfert doit reposer sur une décision d’adéquation, le cadre de protection des données UE–États-Unis lorsque le destinataire y est valablement certifié, des clauses contractuelles types assorties si nécessaire de mesures supplémentaires, ou une autre garantie admise par le RGPD.

Une copie ou une information sur les garanties applicables peut être demandée à securite@monimmozen.fr, sous réserve de la protection des informations confidentielles.

8. Durées de conservation

Les durées ci-dessous correspondent aux règles actuellement paramétrées dans l’outil de gouvernance.

Catégorie Durée ou événement de départ Sort prévu

Identités et coordonnées 3 ans après la fin de la relation Anonymisation après contrôle humain

Baux et états des lieux 3 ans après la fin du bail Archivage justifié ; prolongation si litige

Quittances et encaissements 3 ans après émission Archivage ; durée comptable distincte si applicable

Documents locataires 3 ans après clôture du dossier Suppression contrôlée ; candidat non retenu à traiter plus tôt

Incidents et échanges 5 ans après clôture Archivage ; gel en cas d’assurance, expertise ou litige

Opérations financières 10 ans après clôture de l’exercice Conservation pour obligations comptables et fiscales

Photographies 3 ans après dernière utilisation Suppression contrôlée ; gel si preuve utile

Journal financier et juridique 10 ans après création Conservation immuable soumise à décision documentée

Export portable temporaire 7 jours après création Suppression automatique

Audience pseudonymisée 395 jours après création Suppression automatique ; agrégats anonymes séparables

Sessions et codes expirés 7 jours après création ou expiration Suppression automatique, sauf incident de sécurité

Une conservation plus longue peut être décidée lorsqu’une obligation légale, une réclamation, un contentieux, un contrôle, un impayé ou une mesure de gel le justifie. Les données sont alors isolées et accessibles aux seules personnes habilitées.

9. Droits des personnes

Selon le traitement et la base légale, toute personne peut demander l’accès à ses données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement, s’opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime et recevoir les données qu’elle a fournies dans un format portable lorsque les conditions légales sont réunies.

Lorsqu’un traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment sans remettre en cause la licéité du traitement antérieur. Une personne peut également définir des directives relatives au sort de ses données après son décès dans les conditions prévues par le droit français.

La demande peut être adressée à securite@monimmozen.fr ou à VIATHERM – service MonImmoZen, 4 place de la Tour en Bois, 57420 Verny, France. VIATHERM peut demander un justificatif proportionné lorsqu’un doute raisonnable existe sur l’identité du demandeur. Une réponse est apportée dans les délais prévus par le RGPD.

Lorsque VIATHERM SAS traite les données pour le compte d’un Client, la demande peut être transmise au Client concerné afin qu’il statue en qualité de responsable du traitement.

Toute personne peut introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés : www.cnil.fr.

10. Cookies et mesure d’audience

Le détail des traceurs, de leurs finalités, de leurs durées et des moyens d’opposition figure dans la Politique relative aux cookies accessible à https://monimmozen.fr/cookies. La mesure d’audience n’est techniquement activée que lorsque la politique correspondante a été validée et publiée dans sa version exacte.

11. Sécurité et confidentialité

MonImmoZen met notamment en œuvre des codes d’accès à usage unique, des cookies sécurisés et HttpOnly, des sessions limitées dans le temps, une séparation logique des comptes Clients, des contrôles de rôle, des liens prestataire à usage limité, une journalisation des opérations sensibles, des sauvegardes, des contrôles d’intégrité et des exports de réversibilité.

Aucune mesure de sécurité ne supprimant tout risque, les utilisateurs doivent protéger leur messagerie, ne pas transmettre leurs codes, vérifier les destinataires avant tout partage et signaler sans délai toute anomalie à securite@monimmozen.fr.

12. Violations de données

VIATHERM SAS documente les violations de données personnelles dont elle a connaissance et procède, lorsque les conditions légales sont réunies, à leur notification à la CNIL et à l’information des personnes concernées. Lorsqu’elle agit comme sous-traitant, elle informe le Client responsable de traitement dans les meilleurs délais conformément à l’accord applicable.

13. Classements et décisions automatisées

Le service peut classer de manière automatisée le trafic public, calculer des indicateurs, recommander une formule commerciale à partir du nombre de biens ou ordonner des entreprises selon des critères transparents. Ces traitements n’emportent pas, par eux-mêmes, de décision produisant des effets juridiques ou affectant de manière similaire et significative une personne.

Toute décision de modération sensible, d’habilitation ou de suppression métier doit rester soumise à un contrôle humain selon les règles du service.

14. Informations obligatoires et facultatives

Les champs signalés comme obligatoires sont nécessaires pour créer un compte, sécuriser un accès, exécuter une fonction demandée ou respecter une obligation. À défaut, le service ou la fonction concernée peut ne pas être disponible. Les autres champs sont facultatifs et peuvent être laissés vides.

15. Mineurs

Le compte Client est destiné à des personnes juridiquement capables de contracter ou à des représentants habilités. Lorsqu’un Client enregistre des données relatives à un occupant mineur, il doit limiter ces informations à ce qui est nécessaire à la gestion licite du bail et respecter les droits de la personne concernée et de ses représentants légaux.

16. Évolution de la politique

La présente politique peut évoluer en cas de modification du service, des traitements, des prestataires ou de la réglementation. Toute version modifiée est datée. Lorsqu’une modification affecte substantiellement les droits ou les traitements, une information appropriée est fournie avant son entrée en vigueur.

Dernière mise à jour : 24/08/2026