1. Vérifier le type de bail et les modalités de paiement
Identifiez d’abord si le logement est loué vide, meublé ou sous bail mobilité, puis relisez la fréquence de paiement du loyer. Dans le cas courant d’un paiement mensuel, le plafond est d’un mois de loyer hors charges en location vide et de deux mois en location meublée ; le bail mobilité interdit le dépôt de garantie. Une avance de loyer portant sur plus de deux mois appelle aussi une vérification particulière.
2. Faire correspondre le montant au bail signé
Le dépôt demandé doit apparaître dans le contrat lorsqu’il est prévu. Comparez le montant inscrit, le loyer hors charges et la somme effectivement reçue avant de valider l’entrée ; ne corrigez pas silencieusement le bail pour faire correspondre un versement différent.
- Type et date d’effet du bail
- Loyer hors charges de référence
- Montant prévu au contrat
- Montant réellement reçu
3. Séparer le dépôt du premier loyer et des charges
Même lorsque plusieurs sommes sont payées le jour de la signature, enregistrez séparément le dépôt, le premier loyer, les provisions pour charges et les éventuels frais autorisés. Cette séparation évite de produire une quittance ou un solde locatif erroné.
4. Identifier le payeur et le destinataire
Notez si la somme vient du locataire ou d’un tiers, par exemple un organisme d’aide, ainsi que la personne qui l’a reçue : propriétaire ou mandataire. Associez-la au bon logement, au bon bail et aux bons titulaires sans la dupliquer dans chaque fiche.
5. Conserver la date, le moyen de paiement et la preuve
Enregistrez la date réelle, le moyen de paiement et sa référence. Pour un versement en espèces, le locataire peut demander un reçu ; pour tout moyen de paiement, conservez un justificatif compréhensible et distinguez la date de remise de la date d’encaissement.
6. Maintenir son statut pendant toute la location
Le dépôt ne devient ni une recette mensuelle ni une réserve à consommer au fil du bail. Il ne se substitue pas au dernier mois de loyer et son montant ne doit pas être augmenté en cours de location ou lors du renouvellement. Toute correction doit rester datée et expliquée.
7. Préparer la sortie sans décider les retenues à l’avance
Conservez le dépôt versé avec le bail, l’état des lieux d’entrée et les preuves remises. À la sortie seulement, rapprochez les clés, les états des lieux, le compte locatif et les justificatifs applicables afin de calculer séparément restitution et éventuelles retenues.