Chaque mois : rapprocher l’échéance et les encaissements
Vérifiez le montant attendu, les paiements reçus, leur payeur et le reste éventuel. Une quittance doit rester cohérente avec la situation réellement acquittée ; un paiement incomplet doit conserver son solde visible.
- Contrôler loyers et provisions attendus
- Rattacher les paiements du locataire, de la CAF ou d’un tiers
- Identifier rapidement un écart
- Conserver le document envoyé au locataire
Chaque trimestre : contrôler la qualité du dossier
Passez en revue les actions en retard, les pièces non classées, les incidents ouverts et les dépenses sans justificatif. Ce contrôle court évite qu’un problème administratif se transforme en recherche urgente plusieurs mois plus tard.
À la date prévue au bail : examiner la révision du loyer
Si le bail contient une clause de révision, contrôlez la date, le trimestre de référence, les indices applicables et les règles propres au logement avant tout calcul. Conservez l’ancien montant, les indices utilisés, le résultat et la décision du propriétaire.
Une fois par an : préparer la régularisation des charges
Rassemblez les dépenses de la période, distinguez celles qui peuvent être récupérées, documentez la clé de répartition et comparez le total avec les provisions déjà versées. Présentez ensuite un solde compréhensible et ses justificatifs.
Une fois par an : examiner le logement et ses documents
Planifiez un contrôle des documents arrivant à échéance, des contrats d’entretien, des équipements et des travaux prévisibles. L’accès au logement reste organisé avec le locataire et ne constitue jamais une visite libre du propriétaire.
- Contrats et attestations à actualiser
- Entretien des équipements
- Travaux préventifs à budgéter
- Documents et preuves à archiver
À chaque événement : mettre le calendrier à jour
Une arrivée, un départ, un incident, un changement de colocataire ou un nouveau financement modifie les prochaines actions. Enregistrez immédiatement la date, les personnes concernées, les pièces reçues et la prochaine décision attendue.
En fin d’année : produire une photographie du patrimoine
Pour chaque bien, rapprochez loyers, dépenses, travaux et financement sur une période cohérente. Exportez les documents utiles, préparez les échanges avec vos conseils et ouvrez les actions qui devront être suivies l’année suivante.