1. Vérifier qu’il existe réellement un retard
Relisez la date d’échéance prévue au bail et rapprochez les mouvements bancaires, les paiements en attente, les éventuels versements CAF ou MSA et les crédits déjà enregistrés. Une écriture mal affectée ne doit pas devenir une relance injustifiée.
- Contrôler la période et la date d’échéance
- Vérifier chaque payeur possible
- Écarter un paiement reçu mais mal rattaché
- Distinguer loyer, charges et ancien solde
2. Établir une situation datée
Figez le montant attendu, les sommes reçues et le reste dû à une date précise. Le calcul doit pouvoir être expliqué ligne par ligne sans modifier rétroactivement l’échéance initiale.
- Montant du loyer et des charges
- Paiements déjà reçus
- Crédits ou corrections justifiés
- Solde restant à payer
3. Prendre rapidement contact avec le locataire
Commencez par un message factuel et non accusatoire : indiquez la période, le montant constaté et demandez si un règlement est en cours ou si une difficulté doit être signalée. Conservez ensuite une trace écrite de l’échange et de la prochaine action convenue.
4. Formaliser tout accord amiable
Lorsqu’un règlement échelonné est envisageable, notez les montants, les dates et le maintien du paiement des nouvelles échéances. Chaque versement doit réduire la dette visible sans effacer l’historique ni produire prématurément une quittance complète.
5. Examiner les garanties et signalements applicables
Vérifiez l’acte de cautionnement, Visale, l’assurance loyers impayés et la présence d’une aide au logement. Les délais et justificatifs diffèrent selon le dispositif : consultez le contrat et la procédure officielle avant d’agir.
- Identifier la garantie réellement souscrite
- Noter son délai de déclaration
- Préparer le bail et le relevé de dette
- Vérifier les règles CAF ou MSA
6. Séparer la relance amiable des actes formels
Si la situation persiste, suivez l’ordre des démarches indiqué par les sources officielles et faites-vous accompagner par l’ANIL, SOS loyers impayés ou un professionnel compétent. Le propriétaire ne doit jamais entrer dans le logement, changer les serrures ou organiser lui-même une expulsion.
7. Tenir le dossier à jour jusqu’à sa résolution
Après chaque message, paiement ou démarche, actualisez le solde, la prochaine échéance et les pièces conservées. Le dossier doit permettre de comprendre la situation actuelle tout en retraçant les décisions précédentes.