Commencez par l’échéance, pas par un modèle vierge
Le montant attendu reprend le loyer et les charges du bail pour la période concernée. Les encaissements sont ensuite rattachés à cette échéance avec leur date, leur montant, leur moyen de paiement et leur payeur. Le PDF réutilise ainsi le dossier déjà vérifié au lieu de demander une nouvelle saisie chaque mois.
- Bon bail et bonne période
- Loyer et charges identifiés séparément
- Paiements reliés à l’échéance
Appliquez une règle simple avant chaque document
Tant que rien n’est encaissé, aucune quittance n’est justifiée. Si le règlement est incomplet, les versements et le reste dû demeurent visibles et le bailleur doit délivrer un reçu pour la somme versée. Lorsque le total du loyer et des charges est acquitté, la quittance complète devient éligible.
- 0 € encaissé : aucune quittance
- Paiement partiel : reçu, pas quittance complète
- Échéance soldée : quittance complète possible
Additionnez plusieurs versements et plusieurs payeurs
Une même échéance peut être réglée en plusieurs fois, par exemple par une aide au logement versée directement au bailleur puis par le locataire. MonImmoZen additionne les encaissements rattachés au bail et recalcule le reste à recevoir après chaque ligne ; l’automatisation ne se déclenche qu’une fois le total attendu atteint.
Contrôlez les mentions avant la génération du PDF
La quittance reprend le bailleur, le locataire, le logement, la période, la date du paiement intégral et le détail loyer hors charges, charges et total acquitté. En colocation, le document s’appuie sur la quote-part contractuelle du locataire. Le propriétaire vérifie ces données et corrige le dossier source si nécessaire, plutôt que de retoucher un PDF isolé.
Choisissez l’automatisation pour chaque bail
L’option d’envoi est visible dans le dossier du bail. Lorsqu’elle est activée, le PDF est préparé seulement après l’encaissement intégral et pour les locataires rattachés au contrat. Avant tout envoi par courrier électronique, le bailleur doit disposer de l’accord exprès du locataire pour la transmission dématérialisée.
- Réglage distinct pour chaque bail
- Déclenchement après solde complet
- Adresse et accord du locataire contrôlés par le bailleur
Conservez le PDF et le journal d’envoi
Le document produit est classé dans la fiche du locataire. Le journal conserve la période, le logement, l’adresse destinataire, la date de tentative, le statut d’envoi et l’accès au PDF lorsqu’il est disponible. Une même quittance ne doit donc pas être envoyée plusieurs fois sans laisser de trace.
Donnez au locataire un accès à son document
Depuis son espace sécurisé, le locataire retrouve les quittances et les documents contractuels qui le concernent. Le bailleur garde sa vue de gestion et son journal, tandis que le locataire télécharge le PDF sans accéder aux données des autres occupants ou des autres biens.
Gardez en tête ce que l’automatisation ne vérifie pas
MonImmoZen ne consulte pas automatiquement le compte bancaire du bailleur et ne confirme pas qu’un virement est irrévocable. Il produit la quittance à partir des encaissements enregistrés dans le logiciel. Le bailleur doit donc vérifier la réception effective des fonds, l’identité du payeur et l’exactitude du bail avant de s’appuyer sur le document.